Sådan får du styr på din eventplanlægning

Borde og stole

Selvom du måske er en blæksprutte af kaliber, når det kommer til eventplanlægning, så er det ofte en uoverskuelig opgave til at begynde med. Der skal laves invitationer, bestemmes datoer, udfærdiges programmer og meget, meget mere. Før du får set dig om, ligner skrivebordet en krigszone, og du sidder tilbage med tics og en længsel efter kaffe.

Heldigvis er der ved at være gode muligheder for planlæggere – uanset størrelsen på arrangementet. Nogle firmaer har bemærket dette organisatoriske problem og vil nu komme dig til undsætning.

Hvordan kan en app hjælpe mig med at planlægge?

Efterhånden er der ved at være nogle gode værktøjer på markedet til at hjælpe dig med de ting, du virkelig bruger lang tid på under en planlægning. Disse værktøjer kan, alt efter firmaet bag, i højere eller lavere grad hjælpe dig med at disponere over tiden, du bruger på dette. Størrelsen på begivenheden er ofte underordnet, men størrelsen kan indikere en eksponentiel nødvendighed for et hjælpemiddel til eventplanlægning.

Mens en gymnasiefest egentlig kan klares over telefonen, så kan en konference med 20.000 deltagere godt blive en hård nød at knække.

Hvad indebærer en succesfuld eventplanlægning?

Der er mange brikker, der skal falde på plads, før man kan kalde et event for ”klar”, men nøgleordet er som regel ”grundighed”. Jo mere arbejde du lægger i detaljerne, des bedre bliver begivenheden. De overordnede punkter, mange gerne vil have styr på, er:

  • En programoversigt til deltagerne. Har man fuldstændig styr på, hvad der foregår til f.eks. en konference, har man ro i sindet til at vælge og vrage mellem mulighederne.
  • Invitationer. I eventplanlægning er det vigtigt at udsende professionelt udformede invitationer til sine deltagere. Derudover vil man gerne vide, hvem der har svaret hvad – eller helt mangler at svare tilbage.
  • Økonomisk overblik. Store begivenheder har ofte med store beløb at gøre. Ofte bliver dette klaret med fakturaer i øst og vest, og i længden bliver det en tids- og pengesluger at holde styr på dette.

Disse udfordringer kan fjernes helt ved brug af apps til eventplanlægning. Spar dig selv en masse tid og undersøg mulighederne.